Gestão de Tempo, aquelas palavras bonitas, que soam mesmo bem ao ouvido. Como empreendedora e a trabalhar em casa, acredita, adorava que o meu dia tivesse, no mínimo, 48 horas.
O problema é que sei perfeitamente que se o tivesse, eu iria ocupá-lo todo na mesma!
Com tarefas de casa, sessões de Coach, planeamento de redes sociais, reuniões com parceiros, responder a emails, ler livros, fazer cursos, ter ideias criativas, dormir, tomar conta de mim e simplesmente não fazer nada…
Acredita, ou arranjava uma maneira de gerir o meu tempo ou teria dado em doida no primeiro mês.
Felizmente para mim sempre fui apaixonada pelo tema Gestão de Tempo e ainda que às vezes perca o foco (sim, sim, também falho. Sorry about that, afinal também sou humana), consigo, na maior parte das vezes, ser bastante produtiva.
Então,
não é que seja nenhuma expert na matéria, mas deixo-te aqui aquilo que funciona para mim. Cada uma tem o seu método por isso experimenta e vê o que faz sentido para ti.
Gestão de tempo, ok mas…vamos começar pelo início… Como me organizo?
- papel?
- digital?
- resumo de tarefas?
- quadro visual?
- app?
As opções são mais que muitas e primeiro de tudo tens de te perguntar o que dá mais jeito para ti.
Queres ter todas as reuniões, tarefas e coisas da casa no mesmo sítio ou ter separado?
Preferes uma coisa visual ou digital?
Eu uso a agenda google (basta teres uma conta gmail) com cores diferentes para cada tipo de tarefa (sessões e reuniões numa cor, trabalho de backoffice noutra cor e as de casa numa outra cor). Tenho uma agenda em papel onde aponto, em cada dia as tarefas mais importantes a serem feitas e tenho um quadro visual onde aponto as reuniões (assim basta-me olhar e percebo logo quão ocupada vou ter a semana). Por fim, uso o Google Keep para todas as ideias que não me saem da cabeça e não me deixam descansada enquanto não as aponto.
Confusa? Vou tentar ajudar
Agenda Google
Aponto tudo para não me esquecer de nada. -> Vantagens: Podes partilhar com outras pessoas e aceder tanto no telemóvel como no pc
Agenda Física
Tarefas diárias para poder pôr “check” à vontade, escrever ideias e tudo isso -> Vantagens: Rabiscar à vontade, riscar e ver “ok, ficou feito”
Quadro Visual
Para reuniões e Sessões. -> Vantagens: Olhar e ter uma visão da semana (também é possível na agenda google mas como tem todas as tarefas fica mais confuso)
Google Keep
Para apontar tudo e poder ficar descansada. -> Vantagens: Ótimo substituto para a agenda física, e também é partilhável com outras pessoas e podes aceder no telemóvel ou computador.
Numa altura usei o Trello e funcionava também bastante bem, além de ser super giro e ter montes de opções (mesmo na versão gratuita).
Há muitas outras apps que podes usar, podes ver algumas delas aqui.
Dicas práticas para Gestão de Tempo
- Planeia a semana. E não de manhã ou começas o dia logo a stressar! O melhor é mesmo na sexta no final do dia de trabalho e/ou no domingo à noite. Assim não há surpresas.
- Tira tempo para ti, para respirar e para descansares. Para mandar uns berros, o que precisares para continuares sã.
- Tem metas diárias e semanais para não te sentires assoberbada. Assim sabes quais são as prioridades.
- Não queiras tudo para ti, partilha! Delega. Faz os outros sentirem-se úteis.
- Diminui as distrações: Net do telemóvel desligada (ou melhor ainda sem som, se for uma opção) e notificações do pc em off (sabes a distração que é ver um email a chegar? E a pressa de o responder?! Ai o dramaaaa)
- Blocos de tempo. Trabalho- Pausa, trabalho-pausa. A técnica Pomodoro é ótima para isto. Impede-te de fritar a pipoca pois tens várias pausas e aumenta a tua produtividade e o teu foco.
- Usa recompensas para aquelas tarefas que odeias fazer e adoras procrastinar. Quando trabalhava na Multinacional ia beber um café sempre que terminava aquele excel aborrecido.
- Aprende a dizer não: não tens de ser a super mulher, se estás assoberbada diz isso mesmo. Ninguém te vai censurar. E acredita, vai melhorar imenso o teu dia e o teu humor (podes agradecer-me depois).
Ladrões de tempo
“Hum… Amanhã faço”
Aiii a bela da procrastinação. E o gostinho de “sou tão preguiçosa” na boca. Conta até três e lança-te a essa tarefa que estás a adiar sem sequer pensar. No final podes dar-te uma bela recompensa!
O mito do multitasking
Conheces aquele ditado “Quem muitos burros toca algum deixa para trás?” é o que acontece quando tentamos fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Gastamos o dobro do tempo do que levaríamos se nos focássemos somente numa tarefa de cada vez. Na verdade afeta tanto o teu foco como a qualidade, além de ser ainda uma enorme fonte de stress. Acho que este deve ser dos maiores mitos que existe!
“Objetivos? Não preciso disso”
Uma das primeiras regras do Coach é ter objetivos e isso acontece porque: precisas saber para onde vais! Se não, como sabes no final do dia se correu bem? Desde que a casa não pegue fogo já foi uma vitória, é isso?
“Ah, olá!”
Já falámos sobre isto lá atrás nas distrações. Aquela notificação a chegar ao telemóvel e tu a roeres as unhas, a tentares conteres-te para não a ires ver. “Só mais dois minutos e eu vejo” e nem te concentras no trabalho nem no telemóvel…
“A sério que isto demora tanto tempo?!”
Te saberes quanto tempo te leva a fazer determinada tarefa, ser-te-á mais fácil cumprires o prazo do que reparares à última da hora que te falta ainda imensa coisa e lá vais tu ter de trabalhar sobre stress.
Quando geres o teu tempo tens uma melhor qualidade de vida!
Acredita! Não estás farta do stress, de sentires que nem respiras, que andas sempre a correr atrás e não à frente? Que apagas fogos e nem tens tempo para pensar no que estás a fazer?
“Mas e como posso eu saber se controlo o meu tempo ou se é ele que me controla a mim?” A pensar nisso, preparei um Quizz super giro e rápido para ti.
Um beijinho cheio de sol,
Cláudia